顛末書 顛末書の書き方 顛末書サンプル 顛末書の文例 顛末書の例文

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顛末書の解説
ここではまず顛末書とは何かを、ここではご説明します。顛末書は「てんまつしょ」と読みます。初めてこの顛末書という言葉を聞いた、という方も少なくないのではないでし…

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顛末書の基本
まずここで顛末書の書き方を基本から説明しておきます。顛末書の書き方のポイントまず、顛末書の書き方で忘れがちなポイントです。それは、基本的に、顛末書の書き方の決…

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顛末書のポイント
顛末書を書く上で気をつけるべきポイントを解説します。スポンサードリンク style="display:inline-block;width:300px;height:250px" data-ad-client="ca-pub-41…

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謝罪の顛末書
顛末書の書き方の文例、ここでは顛末書の最後に書く、お詫び・反省の弁の部分の文例をいくつかご紹介します。ところで、顛末書には謝罪文は一切必要ない、という方もおら…

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顛末書のサンプル
顛末書の書き方のサンプルを下記に載せます。是非参考にしてください。顛末書の書き方サンプル顛末書                 20XX年○月○日○○部長  ○…

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顛末書とは?

ここではまず顛末書とは何かを、ここではご説明します。

顛末書は「てんまつしょ」と読みます。初めてこの顛末書という言葉を聞いた、という方も少なくないのではないでしょうか?

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というのも、顛末書はそれほど有名ではないですよね。普通に生活をしている範囲では顛末書を書く必要はないと思います。

ですので、急遽、顛末書を書かなくてはいけなくなり、その時は始末書の書き方も分からず大慌てということが珍しくありません。

例えば、ビジネスの場面で、自分の不注意などで会社等に損害を与えてしまったりした時。上司や会社に対して、その事故の経過などの一部始終を報告し謝罪するビジネス文書のことを顛末書といいます。

読んで字の如く、事の「顛末」を書く書類ということですね。

顛末書の様式は基本的に特に決まったものはありません。
ですが、発生の原因や経過、結末などを詳細に書きます。

提出された顛末書は、関係者各所に渡ります。当事者はもちろん、責任者、管理職といった上司が事態をしっかり把握し、分析するなどの資料にもなります。

顛末書の一番重要な意味は、ただ報告するものとしての書類ということではなく、こうした分析などによって、本人や会社側がその後の問題の再発防止や改善に努めることといえるでしょう。

顛末書は出したら終わり、そのような義務的なものであってはならないのです。

顛末書の書き方の基本

まずここで顛末書の書き方を基本から説明しておきます。

顛末書の書き方のポイント


まず、顛末書の書き方で忘れがちなポイントです。

それは、基本的に、顛末書の書き方の決まった様式というのはないのですが、たまに会社によっては顛末書の書き方の指定の書式が用意されていることもあります。その場合は、その顛末書の書き方に従わなければならないので、必ず最初に確認をしましょう。

一般的な顛末書の書き方


それでは一般的な顛末書の書き方です。

顛末書に書く内容は、報告年月日、事実と経過の日時と詳細な報告、反省の弁、署名など。顛末書の書き方で一番肝心なのは、言うまでもなく詳細な報告の部分です。例として、以下のような流れにそって書くと良いでしょう。

まず第一に、不始末などの概要を書きます。どのような事故を起こしたのかを、分かりやすくまとめて書いてください。

次に、不始末などに至った経緯や理由を書きます。時間に追われていたなど、根本的原因を掘り下げて書きましょう。

最後に、お詫びや反省の弁を書きます。必須ではないともいえるのですが、あるなしで印象がかなり変わりますので、書くようにしましょう。

以上大きく分けて三つの流れにそって、顛末書を書いてみましょう。

顛末書の書き方のポイント

顛末書を書く上で気をつけるべきポイントを解説します。

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まず一番目は、「事実の部分を"客観的に"書く」こと。顛末書の書き方で、この「事実の部分を"客観的に"書く」というのが一番重要といっても良いかもしれません。顛末書では、許しを請う文章ではありません。ですから、ただ事実のみをつらつらと書く書き方をします。

これがなかなか出来ないケースも見受けられるんです。どうしても、自分の主観や言い訳が入ってしまいがちになります。客観的にというのをしっかり意識しましょう。

顛末書の書き方のポイント二番目は、不始末の詳細を、簡潔でありながらも肝心な部分の記述もれがないように書くことです。

ビジネスの場でよく耳にする"5W1H"の原則が、顛末書の書き方では有効です。「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」という点を、顛末書ではもれなく正確に書きましょう。

また、顛末書に使う用紙の件ですが、白の無地、または白地に罫線入りの、B5かA4を使用しましょう。会社によっては顛末書に使う用紙のサイズや用紙自体の指定がある場合もありますから確認を忘れずに注意して下さい。

謝罪の顛末書の書き方文例

顛末書の書き方の文例、ここでは顛末書の最後に書く、お詫び・反省の弁の部分の文例をいくつかご紹介します。

ところで、顛末書には謝罪文は一切必要ない、という方もおられます。確かにその顛末書の書き方も間違ってはいません。文例の前にここで確認しておきたいのですが、「顛末書」と「始末書」は異なるもので、書き方も違います。

「始末書」はイコール謝罪文といってもいいと思います。ですが「顛末書」は事の顛末を報告するものでした。

ですから謝罪文はいらない、となるのですが、やはり何かの事態を起こした以上、最後に謝罪があったほうが、真摯に受け止めていることや責任感を感じることができて印象が違いますよね。

ですからここで紹介する文例などを参考に、入れるようにしたほうがよいと思われます。顛末書の書き方の謝罪部分の文例は、例えば以下のようなものです。

謝罪の顛末書の書き方文例


・今後はこのようなことのないよう、一層の責任を自覚し、職務に邁進する所存でございます。
・今回のような過ちを二度と起こさないよう努めるとともに、職務に励むことを誓います。
・今後はこのような過ちを繰り返さぬように、十分気もちを引き締めて仕事に取り組みます。
・今後はいかなる場合でも会社に一報をいれ、業務に支障をきたさぬよう心がけます。

顛末書の書き方のサンプル

顛末書の書き方のサンプルを下記に載せます。是非参考にしてください。

顛末書の書き方サンプル

顛末書
                 20XX年○月○日
○○部長  ○○○○殿

             ○○管理課 ○○○○ 印


 20XX年○月○日、○○○株式会社より受注しました商品「-----」に関して、納品ミスが発生しましたので、下記の通り調査結果をご報告いたします。


           記

1.当社○○部担当○○○○は、○月○日に○○○株式会社より受注数を確認の上、「-----」の製造メーカーである○○○(株)に500ケース分の納品を電話で依頼した。

2.当日は○○○(株)の担当者が病欠による不在であったため、代理担当者へ連絡後、FAXにて注文書を送信。数量、日時などを文面で目視したが、この代理担当者は多忙であったため、書面をしっかり確認せずに納品手続きを進めた。

3.発注手続きには、落ち度はなかったと考えられますが、取引先の信頼を損なう事態であり重大な問題であります。○○○(株)に対しては、発注内容の確認を徹底するよう強く要望をいたしました。

4.添付書類:○○○(株)の調査報告書、および謝罪状

------------(顛末書サンプルここまで)------------

顛末書は書かずに済んだ方が良いですが、ビジネスの場では様々な問題は避けられません。

顛末書を書いたら、その後のために自分で書いたものをサンプルとして保存しておくのも大事です。また、初めてで顛末書の書き方にどうしても自信がないといった場合は、話しやすい先輩などに聞いてみて、過去の事例があればサンプルとしてみせてもらうのも、一つの手です。

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